Vous cherchez à adopter un ATS (Applicant Tracking System) pour optimiser vos processus de recrutement ? Voici les 5 éléments importants à prendre en compte pour faire le bon choix !
Il est important de bien comprendre et cartographier votre processus de recrutement actuel avant de choisir un ATS. Cela vous permettra d’identifier les points de friction et les axes d’amélioration de chaque étape. Décrivez précisément chaque phase, de la création de l’offre à l’intégration du candidat : rédaction et diffusion de l’annonce, réception des candidatures, tri des CV, entretiens, sélection finale, onboarding...
Une fois que vous avez visualisé l’ensemble du processus, vous pourrez mieux repérer les étapes où un ATS pourrait vous faire gagner du temps et réduire les erreurs. Vous pourriez, par exemple, avoir besoin d’automatiser certaines tâches répétitives ou de faciliter la collaboration entre les recruteurs et les managers.
Passé cet état des lieux, vous devez ensuite identifier vos besoins spécifiques en matière de recrutement. Quels sont les objectifs prioritaires de l’outil ? Gagner du temps ? Centraliser les candidatures ? Suivre les statistiques de recrutement ?
Ensuite, évaluez le volume de recrutements que vous gérez chaque année. Si vous êtes une petite entreprise avec moins d’une vingtaine de recrutements annuels, un outil simple suffira. Vous êtes une ETI avec un volume plus important de candidatures ? Optez pour un ATS avec des fonctionnalités telles que la centralisation des candidatures et l’automatisation. Et pour les grandes entreprises, l’automatisation avancée et un outil de reporting apparaissent comme indispensables.
Enfin, identifiez aussi les personnes qui utiliseront l’outil : les recruteurs, les managers, la direction, et listez leurs besoins respectifs.
Il vous faut maintenant déterminer les fonctionnalités de vos outils actuels dont vous ne pouvez plus vous passer ! Publication multi-diffusion des offres sur différents canaux, centralisation des candidatures sur une plateforme unique, tri automatique des profils, possibilité d’effectuer des annotations ou des évaluations collaboratives, suivi statistique de vos recrutements… A vous de voir ce qui compte vraiment !
La sécurité des données est un critère indispensable lors du choix de votre ATS. Assurez-vous que l’outil que vous vous apprêtez à choisir respecte les exigences du RGPD, notamment en ce qui concerne la gestion du consentement des candidats et la durée de conservation des informations. Les données doivent être hébergées de manière sécurisée, et permettre des niveaux d’accès utilisateur garantissant que seules les personnes autorisées puissent les consulter ou les modifier.
Avant de prendre votre décision finale, testez l’outil dans des conditions réelles. Demandez une démo ou une période d’essai gratuite afin de vous familiariser avec l’interface, les fonctionnalités et valider sa compatibilité avec les autres outils que vous utilisez pour recruter.
Impliquez les utilisateurs finaux, tels que les recruteurs et les managers, afin d’obtenir un retour direct sur la prise en main, l’ergonomie et la réactivité de l’outil. Vous pouvez aussi vérifier la qualité du support client. Un bon support peut vous faire gagner un temps précieux en cas de problème.