L’hôtellerie-restauration est l’un des secteurs qui recrute le plus en France.

C’est aussi celui où le turn-over explose : 2 à 3 fois supérieur au reste du marché.

Pas étonnant quand on sait que 55% des projets de recrutement du domaine en 2018 sont saisonniers.*

Cela amène les employeurs à rencontrer de sérieuses difficultés de recrutement…

49,8% des entreprises dans l’hôtellerie-restauration ayant un projet de recrutement cette année s’attendent à rencontrer des difficultés pour embaucher.

Les hôtels français de Vienna House affiliés au parc Disneyland Paris ne faisaient pas exception à la règle.

Malgré une image attractive, ils peinaient à recruter…

Hotel Dream Castle Disneyland Paris
Le dream castle, l'un des hôtels français de Vienna House (silencio.fr)

En moins de 6 mois ils ont métamorphosé leurs méthodes de recrutement pour :

  • Réduire le délai de recrutement à 15 jours au lieu de 2 mois
  • Améliorer l’image de marque et devenir l’un des hôtels les plus prisés par les candidats
  • Rester performant et productif même avec un effectif réduit en automatisant les tâches fastidieuses

On a voulu en savoir plus…

Nous sommes donc allés interviewer Christopher Franche, le nouveau Responsable Recrutement des hôtels Magic Circus et Dream Castle du groupe Vienna House.

Depuis quelques mois il a entamé une transformation profonde des procédés de recrutement avec son équipe qui lui a permis d’atteindre ces résultats.

Il nous dévoile toute sa méthode au travers de cette interview 🎙️ :

Le recrutement à l'ancienne faisait fuir les candidats

Avant sa prise de fonction, Christopher a pu se confronter aux méthodes archaïques de la profession :

Une boîte mail qui fait office de vivier et d'outil de travail pour gérer toutes les candidatures.

Une boîte mail et un excel.

Ce sont les seuls outils utilisés par l’équipe à cette époque pour gérer les candidatures des postulants.

Et ça devient vite un problème pour Christopher…

« Je postais mon adresse mail professionnelle dans les annonces. Je recevais plus d’une centaine de candidatures chaque jour. Totalement ingérable. »

Christopher Franche

Christopher Franche
Responsable Recrutement Hôtels Vienna House

Pour faciliter le traitement des CV, l’équipe est contrainte de recruter des stagiaires.

Ils trient et filtrent les candidatures dans des fichiers excel tandis que d’autres s’occupent d’envoyer les réponses négatives aux candidats.

Vienna House
Le quotidien de Christopher...

Ce travail répétitif amène son lot d’erreurs dans le traitement des candidatures impactant un peu plus le bon déroulé des recrutements.

« On avait des stagiaires qui filtraient et triaient les candidatures dans des fichiers excel. C’était difficile à gérer quand ils étaient absents. »

Ce fonctionnement n’est clairement pas optimal pour Christopher...

Aussi bien pour l’équipe que pour les stagiaires qui les accompagnent durant cette période.

« On ne peut pas mettre le mail du responsable recrutement à la vue de tout le monde sur internet. Je croulais sous les candidatures. Ce n’était juste pas faisable. »

ViennaHouse

Christopher Franche
Responsable Recrutement Hôtels Vienna House

Un manque de visibilité sur les candidatures 👀 

Malgré un gros volume de candidatures réceptionné chaque jour. Il était impossible avec les process actuels de développer un vivier de candidats.

Les CV sont perdus au fond d’une boîte mail ou dans un fichier excel rendant le traitement de ces derniers fastidieux et chronophage.

« On n’avait pas de vivier, on n’avait rien, pas de visu sur les anciennes candidatures.C’était difficile de retrouver d’anciennes candidatures dans ma boîte mail. »

Une collaboration difficile avec les managers en interne

Le manque de visibilité, le traitement des candidatures à la main, les boîtes mails encombrées…

Tous ces problèmes créent une insatisfaction des managers.

L’équipe RH débordée n’est pas en mesure de traiter les demandes des managers suffisamment rapidement. (combien de candidatures reçues ? nombre de candidats sélectionnés ?)

Votre entreprise rencontre des problèmes similaires ? 🤔

Vienna House les a surmonté en quelques semaines avec notre solution de gestion de candidatures. 

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Un délai de réponse trop long et des candidats insatisfaits 😒 🗯️ 

Les candidats sont aussi concernés par ce manque de réactivité de l’équipe. Avec les procédés actuels, il est presque impossible de répondre aux candidatures.

Et cela a un impact considérable sur le recrutement de l’entreprise.

D’après une étude réalisée par RegionsJob en 2017, 64% des candidats déclarent recevoir rarement ou jamais de réponse à leurs candidatures.

RegionsJob habitude de candidature

Pour le Responsable Recrutement des deux hôtels, ignorer une candidature est inadmissible en 2018.

C’est l’une des expériences les plus déceptives que l’on peut faire vivre à un candidat en recherche d’emploi.

« L’ignorance est l’une des choses les plus horribles pour un candidat. J’ai vu votre candidature, je l’ai jetée. La moindre des choses c’est de répondre. »

ViennaHouse

Christopher Franche

2 mois pour recruter contre 1 en moyenne dans le secteur 😥

Tous ces process allongent le délai de recrutement. Il est deux à trois fois supérieur à la moyenne constatée chez les concurrents aux alentours.

Et ça empêche aussi l’équipe de se concentrer sur l’essence même de son métier : le recrutement.

« À cause de tous ces process on ne se concentrait pas sur notre métier :le recrutement, le suivi de candidats et la gestion des talents en interne. »

Résultat ? Une mauvaise réputation et des candidats qui partent chez les concurrents 💔

42% des candidats ayant eu une mauvaise expérience pendant le recrutement ne re-postuleront jamais dans votre entreprise.

Et 22% d’entre eux diront à leur entourage et réseau de ne pas postuler chez vous.*

C’est ce qui est arrivé chez Vienna House…

TalentDetection

« Les candidats avaient une mauvaise image de nous. Des candidats ne postulaient pas car nous avions une mauvaise réputation sur la gestion des candidatures. »

ViennaHouse

Christopher Franche
Responsable Recrutement Hôtels Vienna House

La réputation est d’autant plus importante...

...quand on connait la concurrence des hôtels autour du parc Disney.

« J’ai 12 hôtels autour de moi qui sont en concurrence avec nous.Il faut que je fasse le maximum pour attirer les candidats vers chez nous plutôt que chez eux. »

Dans un contexte comme celui-ci, il faut redoubler d’efforts pour attirer les candidats vers l’entreprise.

Et c’est justement ce que l’équipe va entamer en modernisant ses procédés…

3 Actions pour Redorer la Marque Auprès des Candidats

Suite à une restructuration de la Direction RH, Christopher est nommé Responsable Recrutement des deux hôtels.

Il a maintenant le champ libre pour métamorphoser le recrutement en profondeur et redorer la marque auprès des candidats.

Son objectif ? Retrouver du sens dans sa fonction RH et se re-concentrer sur son cœur de métier : délivrer des talents.

« Notre métier c’est de délivrer les meilleurs talents, pas de passer notre temps dans des fichiers excel et une boite mail. »

ViennaHouse

Christopher Franche

Pour ça, il met 3 actions principales en place :

1) Développer un ton friendly avec les candidats 👋

Afin d’être plus cohérent avec l’image que véhicule ses hôtels, Christopher souhaite s’adresser aux candidats avec un ton chaleureux et sympathique…

Loin de l’image froide que peut parfois véhiculer le milieu RH.

Ce ton se traduit par des petites touches :

  • Signature dans les mails
  • Les formules de politesse (Have a magical day !)
  • Description de l’entreprise dans les annonces
  • Nom du département RH (Service Casting)
Mail candidat Vienna House
Exemple du ton employé par Vienna House dans une réponse par mail à la suite d'une question d'un candidat.

2) Être réactif, disponible et concentré sur la satisfaction candidat 💞

Pour ne pas retomber dans les anciens travers, l’équipe met en place un contrôle qualité continu et se rend totalement disponible pour répondre aux éventuelles questions des candidats.

Pour cela, elle crée une adresse mail de support, partagée sur la page carrière pour que les talents puissent les contacter et répondre à leurs questions avant de postuler.

« On répond aux questions sous 48h ouvrés. Ça contribue grandement à l’amélioration de la qualité du recrutement et de notre marque employeur. »

Ils envoient systématiquement un formulaire de satisfaction à la suite d’une question posée afin d’améliorer la qualité des réponses apportée aux candidats.

Pour les aider dans cette tâche, ils utilisent la solution TypeForm.

Mais c’est aussi l’occasion pour Vienna House de développer un peu plus ce ton friendly avec le candidat.

Vienna House Typeform
Formulaire et questions utilisé(e)s par Vienna House

3) Enregistrement des appels pour contrôler la qualité 🎧

Pour terminer, des enregistrements sont réalisés au siège de Vienna House de façon aléatoire afin d’évaluer la qualité de service proposée aux candidats.

« L’expérience doit être irréprochable. C’est essentiel pour des entreprises de service comme nous. »

ViennaHouse

Christopher Franche

Suite à ces 3 changements, il reste un chantier essentiel à traiter :

Comment Automatiser les Process Fastidieux ? 👊

Une solution existait chez Vienna House pour gérer plus facilement les candidatures.

Le problème ?

Elle était utilisée principalement au siège en Autriche et disponible uniquement en anglais.

« La plateforme officielle en anglais faisait peur aux candidats.On passait à coté de certains talents à cause de ça. »

L’équipe se met donc en quête d’une autre solution…

Et pour ça, rien de mieux que de consulter son réseau pour avoir des recommandations.

Ce qui amène une problématique supplémentaire :

Des logiciels trop complexes à utiliser 🤯

La majorité des outils recommandés à l’équipe sont des usines à gaz, compliquées à prendre en main.

Christopher a déjà pu en faire l’expérience auparavant dans sa carrière et ce n’est clairement pas ce type de solution dont il a besoin…

« J’avais déjà utilisé d’autres solutions de recrutement lourdes chez d’anciens employeurs. Quand il fallait former un nouveau collaborateur sur l’outil, ça prenait un temps fou et ce n’était pas ergonomique… »

Un besoin d’une solution simple et accessible adaptée à la taille d’une PME

Avec une cinquantaine de recrutement par an, inutile d’utiliser des logiciels avec une floppée de fonctionnalités qui viennent compliquer sa prise en main.

Les solutions recommandées ne sont pas adaptées à la structure d’une PME et sont surtout hors de prix.

Or le budget alloué à l’équipe n’est pas illimité, la solution se doit donc d’être accessible en plus d’être efficace.

« Nous sommes deux hôtels, je n’allais pas prendre un gros logiciel onéreux avec les flux RH etc…J’avais besoin d’un logiciel qui soit bon, efficace et avec un bon suivi auprès des candidats. »

Mission impossible vous dites ? Pas si vite…

La Solution Idéale pour l'accompagner au Quotidien : Talent Detection

Après le test de plusieurs solutions, une en particulière ressort du lot pour sa simplicité d’utilisation et sa fluidité : Talent Detection.

Talent Detection logo

« Je suis resté sur Talent Detection parce que je trouvais ça super simple, super fluide. Je vois tout de suite mes nouvelles candidatures quand j’arrive sur l’écran d’accueil et où en sont mes recrutements. »

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Dès la première campagne de recrutement lancée sur l’outil, l’équipe constate tous les bénéfices :

Une visibilité accrue pour les managers et l’équipe RH 🔍

Le manque de visibilité sur les candidatures était clairement l’un des points à améliorer pour Christopher.

Notamment pour retrouver une bonne réactivité auprès des managers et permettre à ces derniers de savoir facilement où en sont les recrutements qui les concernent.

Avec cet outil, il peut suivre l’état de ses recrutements en un coup d’œil directement sur l’écran d’accueil.

Talent Detection
Exemple d'écran d'accueil Talent Detection avec les campagnes en cours

« J’ai une vision totale sur la suite et le passé en quelques secondes. »

ViennaHouse

Christopher Franche

Des mails personnalisés déjà prêts à être envoyés en 1 clic 💡

Grâce à Talent Detection, l’équipe est maintenant en mesure de répondre facilement à 100% des candidats.

Quand on sait que 64% des candidats ne reçoivent rarement ou jamais de réponse de la part des employeurs. Ça fait la différence…

TalentDetection
Exemple de la création d'un modèle de mail personnalisé Vienna House

Vous partez en congés ou l’équipe RH est absente pendant quelques jours ?

Ce problème n’existe plus pour Vienna House, en 10 secondes l’équipe a la possibilité d’envoyer n’importe quel type de mail à un ou plusieurs candidats…

« En 1 clic, je coche et tout est envoyé en 10 secondes, même à plusieurs candidats simultanément. »

Une diminution des appels de qualification 📵

Avant d’utiliser Talent Detection, les chargé(e)s de recrutement devaient appeler les candidats pour les qualifier, notamment pour connaître leurs dates de préavis etc…

Aujourd’hui ils ont réduit drastiquement ces appels grâce à un formulaire envoyé après l'envoi du CV d'un candidat.

Il permet de poser des questions supplémentaires au candidat afin de filtrer facilement ceux qui ne correspondent pas aux critères pour le poste.

Une réactivité plus efficace que jamais 💪

Avec les anciens procédés de recrutement, certains mails mettaient plus de 2 semaines à remonter à l’équipe RH.

Mais grâce à l’automatisation des tâches à faible valeur ajoutée, elle a maintenant la possibilité de traiter les demandes des managers ou des candidats bien plus rapidement.

« On est beaucoup plus réactifs maintenant pour nos managers en interne.C’est donc un double bénéfice. »

Bilan ? Des candidats conquis et des concurrents jaloux 😍

En à peine 6 mois, le recrutement a été métamorphosé au sein des deux hôtels et les résultats sont sans appel :

L’équipe met maintenant 15 jours pour recruter contre 2 mois auparavant. 🔥

Talent Detection Avant-Après

L’expérience candidat est tellement bonne que certains concurrents rencontrent des difficultés supplémentaires pour recruter.

Vienna House capte maintenant une bonne partie des talents dans les alentours.

« Une RH d’un hôtel concurrent m’a appelé pour me dire que je lui captais tous ses candidats. Ça veut dire que tout ce travail a porté ses fruits. Le recrutement fonctionne bien mieux aujourd’hui. »

Grâce au formulaire de satisfaction et à la proximité développée avec les candidats, Christopher peut améliorer ses process de recrutement en continu pour attirer toujours plus de talent.

Et ça marche !

« C’est des choses qui font que le candidat est super content de nos process et ça, ça compte énormément dans le cadre de notre marketing RH. »

Au-delà des améliorations pour les candidats et les managers, l’équipe RH a aussi retrouvé du sens et du plaisir dans son travail au quotidien.

Elle peut enfin se concentrer sur son cœur de métier : recruter, gérer les talents et assurer le suivi des candidats.

« Talent Detection nous permet de nous concentrer sur ce qu’on fait de mieux : du recrutement. Aujourd’hui, je ne peux pas envisager mon travail sans utiliser de logiciel. Je ne pourrais pas revenir à l’âge de pierre maintenant. »

ViennaHouse

Christopher Franche
Responsable Recrutement Hôtels Vienna House

Comme Vienna House, Talent Detection accompagne au quotidien des dizaines de PME dans l’hôtellerie-restauration afin de les aider à faire évoluer leurs procédés de recrutement de façon simple et ultra rapidement.

Ah ! Et on ne vous a pas dit…

Mais votre première campagne de recrutement est gratuite sur Talent Detection 😉

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Sources :
1: http://statistiques.pole-emploi.org/bmo/bmo?lg=0&pp=2018
2: https://tovalea.com/chiffres-hotellerie-restauration/
3: http://www.talentpeople.net/tendances-recrutement-dans-hotellerie-restauration/
4: http://www.pole-emploi.org/files/live/sites/peorg/files/documents/Statistiques-et-analyses/E%26S/ES_39_les%20metiers%20de%20l'hotellerie%20et%20de%20la%20restauration.pdf
5: https://recruteur.careerbuilder.fr/actualites/5-faits-incontournables-au-sujet-de-lexp%C3%A9rience-candidat

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