Conditions générales de vente Emploi

Mise à jour et valable à compter du 17 novembre 2023

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Article 1. Champ d’application

Les présentes conditions générales de vente et d’utilisation de services (ci-après les « Conditions Générales ») sont conclues entre :

• D’une part, la société HELLOWORK, SASU au capital de 168 672 €, dont le siège social est sis 2 rue de la Mabilais à (35000) Rennes, immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés de Rennes sous le numéro 428 843 130, représentée par Monsieur Jérôme ARMBRUSTER, Président

Ci-après désignée « HELLOWORK »,

et,

• D’autre part, tout client agissant dans le cadre de son activité professionnelle identifié notamment par son numéro d’immatriculation au Registre du Commerce et des Sociétés et bénéficiant des services fournis par HELLOWORK y compris dans le cadre d’une participation à une offre test de services,

Ci-après désigné le « Client »

HELLOWORK et le Client pourront être, ci-après appelés, ensemble les « Parties » et individuellement une « Partie ».

Conformément à la législation en vigueur, ces Conditions Générales sont systématiquement communiquées à tout Client, afin de lui permettre de passer commande auprès de HELLOWORK.

Ces Conditions Générales ont pour objet de régir uniquement les Services, tels que définis ci-après. Dans l’hypothèse où le Client souhaiterait bénéficier d’autres services fournis par HELLOWORK, ceux-ci sont régis par des conditions spécifiques.

Toute commande de services, tels que définis ci-après, fournis par HELLOWORK, ainsi que toute participation à une offre test de services, implique, de la part du Client, l’acceptation préalable et sans réserve aux présentes Conditions Générales.

Les Conditions Générales prévalent sur tout autre document ou échange :

• Antérieur portant sur la Commande, telle que définie ci-après,
• Ou postérieur et non formalisé par un avenant exprès, écrit et signé des Parties.

Ces Conditions Générales sont complétées par le Bon de commande, tel que défini ci-après, et forment un ensemble contractuel liant les Parties (ci-après le « Contrat »).

En cas de contradiction entre les Conditions Générales et le Bon commande, les Parties conviennent que les dispositions du Bon de commande prévaudront sur les Conditions Générales.

Les Parties conviennent également que les Conditions Générales peuvent être modifiées à tout moment par HELLOWORK. Les Conditions Générales applicables seront celles en vigueur au jour de la commande. HELLOWORK invite le Client à en prendre connaissance avant toute nouvelle Commande.

Le fait pour l’une ou l’autre des Parties de ne pas exercer, à un moment quelconque, une prérogative reconnue par les présentes Conditions Générales ne pourra en aucun cas être interprété comme une renonciation expresse ou tacite au droit d’exercer ladite prérogative à l’avenir.

Si une ou plusieurs stipulations des présentes Conditions Générales sont tenues pour non valides ou déclarées comme telles en application d’une loi, d’un règlement ou à la suite d’une décision définitive d’une juridiction compétente, les autres stipulations garderont toute leur force et leur portée.

Article 2. Définitions

 A chaque fois qu’ils seront utilisés dans le corps des présentes Conditions Générales, les termes ci-dessous auront la définition suivante, qu’ils soient employés à la forme du singulier ou du pluriel :

• « Bon de Commande » : désigne le document dont la signature par le Client matérialise la passation d’une Commande.
• « Candidat » : désigne toute personne physique non-professionnelle utilisatrice du Site et à la recherche d’un emploi.
• « Commande » : désigne toute commande de Services.
• « Curriculum vitæ» ou « CV » : désigne la note établie par le Candidat détaillant notamment son parcours professionnel, sa formation ainsi que ses centres d’intérêt professionnels.
• « CVthèque» : désigne l’espace Web du Site, destiné à l’hébergement et à la diffusion de CV des Candidats.
• « Offre» : désigne l’annonce d’emploi diffusée sur le Site.
• « Publicité» : désigne les messages publicitaires, autre qu’une Offre, relatifs à toute campagne de recrutement et/ou à tout autre événement lié aux actions de recrutement du Client et/ou à la promotion de son image d’employeur.
• « Site» : désigne l’ensemble des applications  (web ou mobiles) relatif à l’emploi édités par HELLOWORK, à l’exception des sites Web et/ou des applications mobiles proposant des services disposant de conditions générales de vente spécifiques.
• « Utilisateur» : désigne tout visiteur du Site. Les systèmes automatisés ou un logiciel accédant au Site sont expressément considérés comme des utilisateurs non légitimes de la base de données disponible sur le Site ou n’ayant pas licitement accès à la base de données disponible sur le Site.
  
  

Article 3. Description des services

 Les services proposés par HELLOWORK, ci-après les « Services », permettent notamment :

• aux Utilisateurs de consulter des Offres ;
• aux Candidats de déposer leur CV en ligne et de répondre à des Offres ;
• aux Clients de diffuser leurs Offres, de visualiser et de trier les réponses des Candidats, d’accéder à la CVthèque, d’accéder à des bases de profils spécifiques, de diffuser une Publicité.

HELLOWORK se réserve le droit d’améliorer le Site et de faire évoluer les Services proposés au Client. HELLOWORK pourra en informer le Client dans les meilleurs délais.

Le Client reconnaît avoir pris connaissance des caractéristiques des Services préalablement à toute Commande, En conséquence, il est le seul responsable du choix des Services retenus et de leur adéquation à ses besoins.

En tout état de cause, les caractéristiques des Services pourront à nouveau lui être communiquées par HELLOWORK sur simple demande de sa part

Article 4. Conditions d’accès au Site et aux Services

4.1. Pré-requis :

 Le Client fait son affaire personnelle de la mise en place des moyens informatiques et de télécommunication permettant l’accès aux Services qu’il a commandés et au Site.

En particulier, il appartient au Client de s’assurer de la compatibilité de son matériel informatique et des logiciels installés pour accéder au Site. Le Client conserve à sa charge les frais de télécommunication lors de l’accès à l’Internet et de l’utilisation du Site.

4.2. Accès au Site : 

Le Site et ses Services sont en principe accessibles 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7, sous réserve des suspensions en raison notamment de pannes ou de défaillance ou de paralysie du réseau, du système et/ou des moyens de télécommunication, ainsi que des interventions de maintenance corrective, préventive et/ou évolutive requises pour la mise à jour et le bon fonctionnement du Site.

4.3. Réversibilité : 

Le Client fait son affaire personnelle de la sauvegarde des données qu’il aura chargées sur le Site ou en provenance du Site.

Article 5. Commandes 

 5.1 Pour toute Commande, le Client doit remettre à HELLOWORK le Bon de Commande correspondant, établi à cet effet par HELLOWORK, dûment signé avec la mention « Bon pour accord ». La signature du Bon de commande par le Client pourra être soit manuscrite, soit électronique.

5.2 Toute modification formulée par HELLOWORK à l’occasion de sa confirmation d’une Commande, sera réputée acceptée par le Client dans tous ses termes à défaut de contestation écrite par le Client dans un délai de deux (2) jours ouvrés à compter de la date de sa communication.

HELLOWORK se réserve la faculté de refuser toute Commande qui contreviendrait à la réglementation applicable, à l’ordre public ou aux bonnes mœurs ou émanant d’un Client avec lequel il existerait un litige relatif au paiement d’une Commande antérieure.

5.3 Les Commandes ne sont valablement formées qu’après paiement effectif de tout éventuel acompte exigé.

Les éventuels acomptes versés par le Client ne constituent en aucun cas des arrhes dont l’abandon autoriserait ce dernier à se dégager de sa Commande. Aucune Commande ne peut être annulée par le Client sans le consentement de HELLOWORK.

5.4 Le bénéfice d’une Commande est personnel au Client et ne peut être cédé sans l’accord préalable, exprès et écrit de HELLOWORK.

5.5 Le Client garantit la véracité et le caractère actuel des informations qu’il communique au moment de la Commande. Chaque Client concerné doit spontanément et immédiatement réactualiser en ligne les données de son compte personnel. Le Client est en tout état de cause seul responsable en cas de dysfonctionnement des Services qui serait lié au caractère erroné et/ou incomplet des informations communiquées et/ou réactualisées par ses soins.

5.6 En tout état de cause, tout Bon de Commande engage le Client dès sa signature quel qu’en soit le porteur ou le signataire.

Article 6. Durée de fourniture des Services – Résiliation anticipée 

6.1. Les Services sont en principe fournis pour une durée déterminée, précisée sur le Bon de commande.

Ils prendront effet à compter de la date indiquée sur celui-ci.

Les Services non utilisés ne pourront être reportés sur une durée excédant celle prévue sur le Bon de commande.

6.2 D’une manière générale, en cas d’inexécution par le Client de l’une quelconque de ses obligations, et notamment en cas de retard de paiement, la fourniture des Services pourra être immédiatement et de plein droit suspendue par HELLOWORK, par simple avis, et sans que le Client ne puisse prétendre à une quelconque indemnité au titre de cette suspension.

6.3 Chaque Partie peut par ailleurs résilier la Commande, de plein droit et avec effet immédiat, par lettre recommandée avec accusé de réception, si l’autre Partie commet un manquement à ses obligations contractuelles, sans y remédier dans un délai de quinze (15) jours calendaires suivant la réception d’une mise en demeure de s’exécuter adressée par la Partie lésée par lettre recommandée avec accusé de réception, et faisant état de l’intention de faire jouer la présente clause.

En cas de résiliation anticipée pour manquement du Client à ses obligations, il ne pourra prétendre au remboursement des sommes déjà versées. Il sera en outre immédiatement redevable de la totalité des sommes dues à HELLOWORK, sans préjudice de tous autres dommages et intérêts que HELLOWORK serait en droit de réclamer au titre de cette résiliation anticipée.

6.4 En tout état de cause, les droits d’utilisation du Client prendront fin de plein droit et immédiatement à la date de cessation de fourniture des Services, qu’elle qu’en soit la raison.

6.5 Lorsqu’un Client n’utilise pas les Services ou dont les données personnelles ne permettent plus le contact par e-mail pendant douze (12) mois consécutifs, HELLOWORK se réservera le droit de mettre un terme unilatéralement à la fourniture des Services.

Article 7. Délais d’exécution des Services

7.1 Sauf stipulation contraire, les délais d’exécution des Services communiqués sont donnés à titre indicatif.

7.2 En tout état de cause, le Client ne pourra protester contre aucun retard d’exécution et/ou de livraison qui serait dû à un cas de force majeure, à la défaillance d’un tiers, à un non-respect par le Client de ses obligations envers HELLOWORK, notamment en matière de paiement, ou encore si HELLOWORK n’a pas été en possession en temps utile des informations nécessaires à l’exécution des Services correspondants.

Article 8. Prix

Les Services sont fournis au tarif en vigueur à la date de la Commande ainsi qu’à la date de ses éventuels renouvellements.

Les tarifs s’entendent en euros et Hors Taxes (H.T.).

Dans le cas où le Client n’utiliserait pas la totalité des Services objet de la Commande, aucun remboursement, total ou sous forme de pourcentage du prix de la Commande, ne lui sera dû par HELLOWORK.

Article 9. Modalités de règlement

9.1 Les Commandes sont payables soit par virement soit par chèque dans un délai de trente (30) jours fin de mois à compter de la date d’émission de la facture.

HELLOWORK se réserve le droit de demander le versement d’un acompte au moment de la Commande. En cas de paiements échelonnés ces derniers le seront uniquement par prélèvement automatique.

9.2. En tout état de cause, HELLOWORK peut exiger toute garantie, un acompte, un délai de paiement réduit et/ou un règlement comptant avant l’exécution des Commandes, notamment en cas de première Commande, en cas de risque d’insolvabilité du Client et/ou en cas de risque de difficultés de recouvrement et/ou en l’absence de références jugées satisfaisantes par HELLOWORK.

9.3 Le règlement est réputé réalisé lors de la mise à disposition des fonds au profit de HELLOWORK, c’est-à-dire le jour où le montant est crédité sur l’un des comptes de cette dernière.

9.4. Aucun escompte n’est concédé en cas de paiement anticipé.

Article 10. Retard de paiement 

10.1. En cas de retard ou défaut de paiement d’une seule facture à son échéance, des pénalités de retard seront appliquées de plein droit, sans qu’un rappel soit nécessaire, et calculées depuis la date d’échéance jusqu’au jour du paiement effectif à un taux égal au taux de refinancement de la BCE, à son opération la plus récente, majoré de dix (10) points.

Tout retard de paiement entraînera en outre de plein droit le paiement d’une indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement d’un montant de quarante euros (40 €). Si les frais de recouvrement effectifs venaient à être supérieurs, HELLOWORK se réserve le droit de demander une indemnité complémentaire sur présentation de justificatifs.

10.2. De plus, tout retard de paiement pourra entraîner de plein droit, la suspension immédiate de la fourniture des Services en cours, par simple avis, l’annulation de tous avoirs, remises ou ristournes hors taxes acquis sur factures établies ou à établir, ainsi que l’exigibilité immédiate de la totalité de toute créance de HELLOWORK.

10.3. En cas de défaut de paiement, quinze (15) jours calendaires après la première présentation d’une relance restée infructueuse, HELLOWORK pourra résilier de plein droit les Commandes correspondantes, ainsi que toutes Commandes impayées qu’elles soient livrées/exécutées ou en cours de livraison/exécution et que leur paiement soit échu ou non. HELLOWORK conservera alors les acomptes éventuellement versés sans préjudice de tous autres dommages et intérêts et de tous autres frais.

10.4. Le Client s’interdira de prendre motif d’une réclamation contre HELLOWORK pour différer le règlement d’une échéance en tout ou partie. HELLOWORK se réserve le droit, à tout moment, de fixer ou réduire l’encours du Client et d’adapter ses délais de paiement.

10.5. Toute réclamation faite au titre de la facturation doit être effectuée dans les quinze (15) jours calendaires de cette dernière. Au-delà, la facture est considérée comme irrévocablement acceptée dans son intégralité par le Client.

10.6. Pour tout Client de droit public, si une facture venue à échéance n’est pas réglée, même partiellement, des intérêts moratoires seront de plein droit appliqués et calculés depuis la date d’échéance jusqu’au jour du paiement effectif.

Article 11. Compte Client – Identifiant et Mot de passe

Dans l’hypothèse où les Services commandés par le Client donneraient lieu à la création d’un compte client, un identifiant et un mot de passe lui seront communiqués.

Ces éléments ne lui seront transmis qu’après paiement de tout éventuel acompte.

Pour des raisons de sécurité et de confidentialité, seule la combinaison de l’identifiant et du mot de passe permet au Client d’accéder à son compte.

L’identifiant et le mot de passe valent preuve de l’identité du Client et l’engagent sur toute utilisation faite par son intermédiaire. Ils ont valeur de signature électronique au sens de l’article 1367 du Code civil.

Après chaque accès au Site, le Client doit s’assurer qu’il quitte son compte à la fin de chaque session.

Le Client est seul responsable de son identifiant et de son mot de passe. Le Client doit veiller à ne pas communiquer son identifiant et son mot de passe à des tiers ou membres de son personnel non autorisés et doit veiller à la sécurité de ses communications et du stockage de ses données de façon à éviter tout piratage ou diffusion de l’identifiant et du mot de passe à toute personne non autorisée.

En toute hypothèse, le Client supporte seul les conséquences qui peuvent résulter de la perte et/ou de l’utilisation frauduleuse de son identifiant et de son mot de passe par toute personne non autorisée. HELLOWORK décline toute responsabilité à ce titre.

En cas de perte ou de vol de son identifiant et/ou de son mot de passe, ou en cas d’utilisation par un tiers non autorisé, le Client doit immédiatement en informer HELLOWORK à l’adresse suivante webmaster@hellowork.com.

Article 12. Obligations générales du Client

12.1.  Le Client doit utiliser le Site et chacun des Services d’une manière :

loyale,

conforme aux présentes Conditions Générales,

aux règles de bonne conduite de l’Internet,

et aux dispositions légales ou règlementaires en vigueur.

12.2. Le Client s’interdit toute utilisation des Services proposés sur le Site dans le cadre d’activités prohibées par la loi et/ou contraires aux bonnes mœurs.

12.3. Le Site ne peut être utilisé directement ou indirectement par le Client à des fins autres que l’utilisation des Services.

Le Client ne peut utiliser les Services et bénéficier des résultats liés à leur utilisation que pour son propre compte et son bénéfice personnel. Le Client s’interdit en conséquence de céder les droits qu’il détient en vertu des présentes à tout tiers.

En particulier, les CV des Candidats, les candidatures et la mise en relation avec les Candidats sont exclusivement réservés aux Clients.

12.4. Le Client ne peut diffuser d’informations à caractère personnel concernant des tiers.

12.5. Le Client s’interdit notamment de :

• afficher, émettre, télécharger et/ou transmettre, par e-mail ou de toute autre manière, tout contenu à caractère diffamatoire ou injurieux, non conforme à la réalité ou qui serait contraire aux  lois en vigueur en France ;
• afficher, émettre, télécharger et/ou transmettre, par e-mail ou de toute autre manière, tout contenu comprenant des virus informatiques ou tout autre code, dossier ou programme conçus pour interrompre, détruire ou limiter la fonctionnalité de tout logiciel, ordinateur, ou outil de télécommunication sans que cette énumération ne soit limitative ;
• entraver ou perturber les Services, les serveurs, les réseaux connectés aux Services, ou refuser de se conformer aux conditions requises, aux procédures, aux règles générales ou aux dispositions réglementaires applicables aux réseaux connectés aux Services ;
• utiliser les Services et le Site de manière qui pourrait, de quelque façon que ce soit :

– porter atteinte aux droits et intérêts de tiers, et notamment aux droits de propriété intellectuelle ;

– rendre inutilisable, surcharger ou endommager le Site et/ou les Services ;

– nuire et empêcher l’utilisation normale et la jouissance des Services et du Site aux autres Utilisateurs ;

• tenter d’induire en erreur HELLOWORK en usurpant le nom ou la dénomination sociale d’autres personnes ;

• contrefaire des en-têtes ou manipuler de toute autre manière l’identifiant de façon à dissimuler l’origine du contenu transmis via le Site ou de toute autre manière ;
• reproduire, copier, revendre, ou exploiter dans un but commercial, quel qu’il soit, tout ou partie des Services, toute utilisation des Services, ou tout droit d’accès aux Services;
• extraire, notamment par le biais de la technique du scraping, tout ou partie du contenu du Site pour l’utiliser à d’autres fins que celles prévues au Contrat,
• violer, intentionnellement ou non, toute loi ou réglementation nationale ou internationale en vigueur.

12.6. Le Client est seul et entièrement responsable du contenu qu’il affiche, émet, télécharge et/ou transmet, par email ou de toute autre manière, sur le Site, la responsabilité de HELLOWORK ne pouvant être inquiétée de ce fait.

12.7. En souscrivant aux Services et en publiant des informations sur lui sur le Site, le Client donne l’autorisation à HELLOWORK d’intégrer ces éléments aux différentes pages et rubriques du Site.

12.8 HELLOWORK met à la disposition du Client les données relatives aux Candidats dans une interface en ligne sécurisée. Dans l’hypothèse, où le Client souhaite que HELLOWORK lui transmette ces données, par quelque moyen que ce soit, le Client s’engage à ce que toute donnée relative aux Candidats soit transmise ou stockée dans un espace sécurisé.

12.9 Le Client s’engage à permettre aux représentants ou à tout autre mandataire de HELLOWORK de s’assurer de l’utilisation des Services et du Site conformément aux clauses et termes des présentes Conditions Générales et du Bon de commande.

12.10 D’une manière générale, en cas d’inexécution par un Client de l’une quelconque de ses obligations mises à sa charge par les présentes Conditions Générales ou de toute autre stipulation contractuelle particulière mise à sa charge, ses droits d’utilisation correspondants pourront être immédiatement et de plein droit suspendus, par simple avis.

12.11. En tout état de cause, le Client garantit HELLOWORK contre toute action, plainte, réclamation qui pourrait être portée à son encontre par un Candidat, un Utilisateur, les pouvoirs publics ou tout tiers au titre du non-respect par le Client de l’une quelconque de ses obligations contractuelles.

Article 13. Obligations particulières relative à la publication d’une Offre

13.1 Le Client s’engage à publier ou à mettre à disposition des Offres en parfaite conformité avec la réglementation applicable et notamment les articles L. 5331-1 et suivants du Code du travail. En particulier, le Client s’engage à rédiger des Offres décrivant de manière claire les principales caractéristiques du poste à pourvoir, sans introduire de condition discriminatoire à l’embauche.

Le Client reconnaît et accepte expressément que les éventuelles informations et assistance fournies par HELLOWORK dans le cadre de la rédaction de l’Offre n’ont qu’une valeur informative et qu’il est donc seul responsable du contenu de l’Offre.

En conséquence, le Client garantit HELLOWORK contre toute action, plainte, réclamation qui pourrait être portée à son encontre par un Candidat, un Utilisateur, les pouvoirs publics ou tout tiers au titre du contenu de l’Offre, de sa présentation, et généralement, de sa diffusion sur le Site.

Le Client s’engage à ne pas revendre à des tiers les Offres et/ou accès à la CVthèque et plus généralement les Services, ainsi que les résultats de l’utilisation des Services (CV, candidatures etc.).

13.2 Dans l’hypothèse où le Candidat est redirigé directement par HELLOWORK vers le site du Client pour postuler à l’Offre, le Client reconnaît et accepte expressément que les actions du Candidat redirigé et les informations transmises par le Candidat nécessaires à sa candidature (nom, prénom, e-mail, CV etc.) sont à destination exclusive du Client.

Le Client s’interdit en conséquence de procéder à toute collecte à destination de tiers, et/ou d’autoriser toute collecte réalisée par un tiers pour l’usage de ce dernier.

En tout état de cause, l’intégration d’un outil en provenance d’une société tierce pour postuler en ligne du type « Apply with » ou « Postuler avec » sur le site du Client où figure le formulaire de postulation à l’Offre, devra être soumise à l’accord préalable, exprès et écrit de HELLOWORK. A cette occasion, le Client devra en particulier démontrer qu’il satisfait aux dispositions ci-dessus.

13.3 Le Client accepte que HELLOWORK puisse diffuser ses Offres sur son Site ou sur les sites de ses partenaires, dans une logique de performance et de visibilité

Article 14. Modalités particulières relatives à la diffusion d’une Publicité

Les modalités de diffusion d’une Publicité sont précisées dans le Bon de Commande.

HELLOWORK se réserve la faculté de refuser toute Publicité qui se révélerait contraire à ses intérêts matériels ou moraux, qui constituerait une atteinte aux bonnes mœurs ou à l’ordre public, ou qui contreviendrait aux dispositions légales et réglementaires en vigueur, ou aux droits de tiers.

HELLOWORK pourra par ailleurs refuser toute Publicité en cas d’indisponibilité de son espace publicitaire.

En aucun cas HELLOWORK ne pourra être tenue pour responsable du refus de diffuser une Publicité pour l’une des causes énoncées ci-avant, ce refus ne pouvant ouvrir droit à quelques dommages intérêts pour le Client.

Tout retard, suspension dans la diffusion de la Publicité du fait notamment de défaillances techniques extérieures à HELLOWORK et indépendantes de sa volonté, ne peut motiver un refus de paiement, même partiel, de la part du Client, ni ouvrir droit à une nouvelle insertion aux frais de HELLOWORK ou à une indemnisation, sous quelque forme que ce soit.

Les défauts constitutifs de malfaçons dans le matériel publicitaire tels que notamment un poids électronique trop important des contenus des Publicités, ou retard dans la livraison desdits éléments ne peuvent en aucun cas justifier la résiliation de la Commande, ni ouvrir droit à des dommages et intérêts au profit du Client.

HELLOWORK ne fournit aucune garantie expresse ou implicite quant à l’impact de la diffusion de la Publicité sur l’activité du Client.

La diffusion de la Publicité sur le Site est en tout état de cause réalisée sous la seule responsabilité du Client.

En conséquence, le Client garantit solidairement HELLOWORK contre toute action, plainte, réclamation qui pourrait être portée à son encontre par un Candidat, un Utilisateur, les pouvoirs publics ou tout tiers au titre du contenu de la Publicité, de sa présentation, et généralement, de sa diffusion sur le Site.

Le Client reconnait et accepte expressément que HELLOWORK n’est en aucun cas liée par un quelconque engagement d’exclusivité et/ou de non-concurrence dans le cadre de la diffusion d’une Publicité.

Article 15. Contenu du Site

Le Site comporte du contenu publié par les Candidats et les Clients.

Chaque Client est invité à porter à la connaissance de HELLOWORK tout contenu susceptible d’être litigieux, comme contraire aux conditions de fond et de forme suivantes.

15.1. Notification obligatoire

En application de l’article 6. I. 7 de la loi pour la confiance dans l’économie numérique du 21 juin 2004 n°2004-575 , le Client doit porter à la connaissance de HELLOWORK, à l’adresse contact@hellowork.com , tout message ou contenu faisant l’apologie des crimes contre l’humanité, incitant à la commission d’actes de terrorisme et faisant leur apologie, incitant à la haine raciale, à la haine à l’égard de personnes à raison de leur sexe, de leur orientation sexuelle, de leur identité de genre ou de leur handicap touchant à la pornographie infantile, incitant à la violence, notamment l’incitation aux violences sexuelles et sexistes, ou portant atteinte à la dignité humaine, qu’il identifierait sur le Site.

15.2. Contenu susceptible d’être illicite

Le Client qui estimerait qu’un message, ou que du contenu, sur le Site est susceptible d’être inexact, voire illicite, ayant un caractère injurieux, discriminatoire ou diffamatoire, est invité à déposer une notification.

La notification prend la forme d’un email adressé à contact@hellowork.com  ou d’une lettre recommandée avec accusé de réception. Le Client y déclinera ses nom, prénom, (pour une personne morale, sa dénomination sociale et son numéro RCS), adresse et la description des faits litigieux.

La notification doit comprendre la description des faits litigieux et leur localisation précise dans le Site correspondant, les motifs pour lesquels le contenu doit être retiré, comprenant la mention des dispositions légales et des justifications de faits. Dans la mesure du possible, le Client doit transmettre la copie de la correspondance adressée à l’auteur des informations ou activités litigieuses demandant leur interruption, leur retrait ou leur modification, ou la justification de ce que l’auteur ou l’éditeur n’a pu être contacté.

L’attention du Client auteur d’une notification est attirée sur le fait qu’une dénonciation inexacte est susceptible de l’exposer à des sanctions pénales. A ce titre, il garantit HELLOWORK des conséquences éventuelles d’une notification abusive.

HELLOWORK s’engage à réagir promptement à toute notification d’un Client faite dans les formes et à première vue fondée.

HELLOWORK veillera à préserver le cas échéant l’anonymat du Client ou du Candidat auteur des propos litigieux, tout en se réservant la faculté de prendre contre lui toute mesure utile, à commencer par son exclusion du Site.

Article 16. Propriété intellectuelle

16.1. La charte graphique du Site, ainsi que toutes les marques, logos, contributions, photographies, données, bases de données s’agissant de la CVthèque et de la banque d’Offres, textes, commentaires, illustrations, images animées ou non, séquences vidéo, sons, brevets, données privées, technologies, produits, publications, process ainsi que toutes les applications informatiques qui pourraient être utilisées pour faire fonctionner le Site et plus généralement tous les éléments reproduits ou utilisés sur le Site sont protégés au titre de la propriété intellectuelle par les lois en vigueur.

Ils sont la propriété pleine et entière de HELLOWORK ou de ses partenaires. Toute reproduction, représentation, utilisation ou adaptation, sous quelque forme que ce soit, de tout ou partie de ces éléments, y compris les applications informatiques, sans l’accord préalable, exprès et écrit de HELLOWORK ou du titulaire des droits, sont strictement interdites.

16.2. S’agissant de la CVthèque et de la banque d’Offres, il est notamment fait interdiction au Client (conformément aux articles L. 342-1 et suivants du Code de la propriété intellectuelle) :

• d’extraire par transfert permanent ou temporaire la totalité ou une partie qualitativement ou quantitativement substantielle du contenu de la CVthèque ou/et des Offres accessibles sur le Site sur un autre support, par tout moyen et sous toute forme que ce soit,
• de réutiliser la totalité ou une partie qualitativement ou quantitativement substantielle du contenu de la CVthèque ou/et des Offres par la mise à disposition du public,
• d’extraire ou de réutiliser à répétition ou de manière systématique des parties qualitativement ou quantitativement non substantielles du contenu de la CVthèque ou/et des Offres lorsque ces opérations excèdent manifestement les conditions d’utilisation normales du Site ;
• d’exploiter commercialement auprès de tiers les droits d’accès ou de publications d’Offres, les Offres elles-mêmes.

16.3 HELLOWORK se réserve la possibilité d’engager toute action pour faire sanctionner toute atteinte à ses droits de propriété intellectuelle.

16.4  Aux termes de chaque Commande ayant pour objet la publication d’Offres et/ou de Publicités sur le Site, le Client cède à titre gratuit et non exclusif à HELLOWORK, l’intégralité des droits de reproduction et de représentation portant sur les éléments composant l’Offre et/ou la Publicité, pour le monde entier aux fins de fourniture des Services, de leur promotion et de leur distribution, et ce, sur tout support et par tout moyen de communication, sur le Site et sur les sites de partenaires ou de tiers. Ce droit est accordé pour une durée indéterminée.

Le Client garantit à HELLOWORK qu’il détient l’intégralité des droits de propriété intellectuelle nécessaires à la présente cession et qu’elle ne porte en conséquence pas atteinte aux droits de tiers.

Le Client doit faire une sauvegarde par lui-même des données communiquées à HELLOWORK liées aux Offres et/ou aux Publicités. A l’issue de la période de publication en ligne sur le Site, quel qu’en soit le motif, HELLOWORK ne sera pas tenue de restituer au Client les données liées aux Offres et/ou aux Publicités.

Article 17. Références commerciales

Le Client autorise HELLOWORK, pendant toute la durée de la relation commerciale, à citer, à titre de référence commerciale, sur sa documentation commerciale et/ou les sites internet qu’il édite l’existence de leur relation commerciale.

Article 18.  Photographies et/ou vidéos

Dans le cadre de la mise à disposition de certains Services, HELLOWORK pourra être amenée à publier des photographies et/ou vidéos (ci-après les “Images”) des salariés du Client (ci-après les “Salariés”), sur les sites internet édités par HELLOWORK, et ses différents réseaux sociaux, uniquement pour la promotion de la marque employeur du Client. Les Images ne seront utilisées à aucune autre fin par HELLOWORK.

Les Images seront publiées par HELLOWORK pour la durée du Contrat. Cependant, le Client peut demander à tout moment, par mail adressé à son contact habituel HELLOWORK, la suppression des Images. Cette suppression sera effective dans les meilleurs délais à réception de la demande par HELLOWORK, sans préjudice des dispositions relatives à l’exercice des droits des Salariés.

Le Client garantit qu’il a obtenu l’autorisation des Salariés permettant la captation, la fixation et l’exploitation de leur image par HELLOWORK, dans les conditions définies au Contrat.

Dans l’hypothèse d’une contestation, de la part d’un Salarié, de l’utilisation de son image par HELLOWORK et conforme à l’utilisation décrite dans cet article, le Client prendra en charge tous les frais liés à la défense de HELLOWORK et garantira HELLOWORK des éventuelles condamnations prononcées contre elle.

L’exercice des droits RGPD des Salariés pourra se faire conformément aux modalités prévues au contrat de sous-traitance, en annexe 1.

18.2 Utilisation des Images

18.2.1 Images fournies par le Client

Le Client cède à HELLOWORK les droits de reproduction et de représentation, permettant l’enregistrement et la diffusion des Images, par tout moyen technique connu à ce jour, sur toute plateforme éditée par HELLOWORK et ses différents réseaux sociaux. Cette cession est consentie uniquement pour permettre la promotion de la marque employeur du Client par HELLOWORK, et à aucune autre fin. Elle est consentie à titre gratuit, et pour la durée du Contrat.

Le Client garantit à HELLOWORK qu’il dispose sans restriction ni réserve de tous les droits permettant la représentation et la reproduction des Images. Et qu’à ce titre, il a régularisé, le cas échéant, les autorisations, conventions, cessions ou licences de droits nécessaires à la représentation et la reproduction par HELLOWORK, des Images, avec tout tiers qui pourrait détenir des droits sur tout ou partie des Images.

Le Client s’engage à transmettre à HELLOWORK des Images avec le nom de son auteur (ex : crédit photo intégré sur la photographie).

Le Client garantit HELLOWORK contre tout recours ou toute action que pourrait lui intenter, à un titre quelconque, toute personne qui estimerait détenir des droits, de quelque sorte que ce soit, sur tout ou partie des Images, ou toute personne estimant que ses droits d’auteur ne sont pas respectés (par exemple, car le Client n’a pas transmis le nom de l’auteur à HELLOWORK).

18.2.2 Shooting organisé par HELLOWORK

Dans le cas où le Client décide de faire réaliser un shooting des Images par un prestataire sélectionné par HELLOWORK. HELLOWORK vendra le shooting au Client et lui cèdera les droits dans les suivants :

• les droits de reproduction, et de représentation, permettant l’enregistrement et la diffusion des Images, par tout moyen technique connu à ce jour,
• uniquement pour la promotion de sa marque employeur auprès de candidats potentiels ;
• sur tout support web ainsi que les supports prints suivants : flyer, kakemono, affichette de recrutement, et pour un nombre illimité d’exemplaires de chaque support ;
• pour le monde entier ;
• et pour une durée de trois (3) ans à compter de la réalisation des Images.

Lors de leur utilisation, les Images devront obligatoirement porter la mention des crédits : ©nomdelauteur. Cette obligation est valable quel que soit le support utilisé (internet, papier etc.).

Article 19. Responsabilité

19.1. Stipulations générales

19.1.1. HELLOWORK s’engage à exécuter ses obligations en professionnel diligent et à se conformer aux règles de l’art en vigueur. Pour autant, il est expressément spécifié que HELLOWORK ne sera tenue que par une obligation de moyens et non de résultat pour l’ensemble de ses obligations au titre des présentes.

Le Client reconnaît et accepte expressément que les informations fournies sur le Site, y compris l’interprétation des réglementations, ne le sont qu’à titre purement informatif.

19.1.2. En tout état de cause, le Client utilise les Services sous ses seuls direction, contrôle et responsabilité.

19.1.3. HELLOWORK ne pourra notamment pas être tenue pour responsable des dommages consécutifs à /au :

• une inexécution ou une mauvaise exécution par le Client des obligations à sa charge au titre du Contrat et/ou du ou des Services commandés ;
• une mauvaise utilisation des Services par le Client.

19.1.4. HELLOWORK ne pourra par ailleurs pas être tenue pour responsable :

• de la performance économique des Services et des résultats de leur utilisation. A ce titre, HELLOWORK ne fait aucune garantie expresse ou implicite quant à l’impact des Services sur l’activité du Client.
• du mauvais fonctionnement des éléments nécessaires (services et/ou produits) à la fourniture des Services, dont l’exécution et/ou la fourniture est réalisée par un tiers, quels que puissent être les conséquences ou les délais d’immobilisation des Services ;
• de l’adéquation des Services aux besoins du Client, qui relève en effet de la seule appréciation de ce dernier ;
• des pertes ou des dommages survenus aux serveurs, matériels informatiques, informations, fichiers, données ou bases de données ou à tout autre élément transmis par le Client et dont le Client s’engage par les présentes à assurer la sauvegarde. Il appartient au Client de réaliser sous sa responsabilité et sous sa direction des sauvegardes régulières de l’ensemble des données traitées directement ou indirectement dans le cadre de la fourniture des Services par HELLOWORK.
• d’une quelconque contamination par un virus des fichiers du Client et des conséquences éventuellement dommageables de cette contamination.

19.1.5. En tout état de cause, les réparations dues par HELLOWORK en cas de défaillance du Service fourni dans le cadre des présentes qui résulterait d’une faute établie à son encontre correspondront au seul préjudice direct, personnel et certain lié à la défaillance en cause, à l’exclusion expresse de tout dommage indirect.

En aucun cas, HELLOWORK ne pourra être tenue responsable des préjudices indirects, c’est à dire tous ceux qui ne résultent pas directement et exclusivement de la défaillance partielle ou totale du Service fourni par HELLOWORK, tels que manque à gagner, préjudice commercial, préjudice financier, perte de commandes, atteinte à l’image de marque, trouble commercial quelconque, perte de données, perte de bénéfices ou de clientèle, pour lesquels le Client sera son propre assureur ou pourra contracter les assurances appropriées.

Toute action dirigée contre le Client par un tiers constitue un préjudice indirect et par conséquent, n’ouvre pas droit à réparation.

19.1.6. En tout état de cause, le montant des dommages-intérêts qui pourraient être mis à la charge de HELLOWORK, si sa responsabilité était engagée, sera limité au montant des sommes effectivement versées par le Client à HELLOWORK ou facturées au Client par HELLOWORK ou au montant des sommes correspondant au prix du Service, pour la part du Service pour laquelle la responsabilité de HELLOWORK a été retenue, étant précisé que sera pris en considération le montant le plus faible de ces sommes.

19.1.7. Toute action en responsabilité contre HELLOWORK sera prescrite un (1) an après la survenance du fait dommageable générateur.

19.2. Accès et fonctionnement du Site

19.2.1. Le Client reconnaît que le Site repose pour partie sur des technologies développées par des tiers. En vue d’assurer la maintenance technique du Site, l’accès pourra être interrompu ponctuellement. Dans la mesure du possible, HELLOWORK s’efforcera d’en avertir au préalable le Client.

HELLOWORK décline toute responsabilité en cas d’un éventuel préjudice qui pourrait résulter de l’indisponibilité du Site ou d’un problème de connexion au Site.

19.2.2. Le Client convient que les protocoles actuels de transmission via Internet ne permettent pas d’assurer de manière certaine et continue la bonne réception des messages, ni l’intégrité des documents transmis ou l’identité de l’émetteur. Aussi, la responsabilité de HELLOWORK ne saurait être recherchée en cas de mauvaise transmission due à une défaillance ou à un dysfonctionnement de ces réseaux de transmission.

19.2.3. Aucune responsabilité de HELLOWORK ne pourra en tout état de cause être recherchée dans les cas suivants :

• en cas d’interruption pour maintenance programmée pour laquelle le Client est averti préalablement ;
• en cas d’interruption ou difficultés de fonctionnement indépendants de la volonté de HELLOWORK, notamment en cas d’interruption des services d’électricité ou des télécommunications, de pannes techniques causées par des actions de malveillance (attaque de « Hackers »…..).

Article 20. Force Majeure

Aucune des Parties ne pourra être tenue pour responsable d’un manquement quelconque à ses obligations contractuelles, si elle a été empêchée d’exécuter son obligation par un évènement de force majeure tel que défini à l’article 1218 du Code civil.

Les obligations des Parties au titre du Contrat et/ou de la Commande ne pouvant être exécutées du fait dudit évènement, seront suspendues pendant la durée du cas de force majeure et reprendront dès la cessation de ce dernier.

L’inexécution d’une obligation liée au Contrat et/ou à une Commande imputable à un cas de force majeure ne pourra faire l’objet d’aucun recours. En cas de survenance d’un tel évènement empêchant une Partie de respecter ses engagements, elle s’engage à en informer l’autre Partie dans les plus brefs délais.

Les Parties pourront librement résilier la Commande en cas de persistance du cas de force majeure au-delà de soixante (60 jours) à compter de la survenance du cas de force majeure, sans qu’aucune Partie ne puisse prétendre à l’octroi de dommages et intérêts.

Article 21. Données personnelles

HELLOWORK veille tout particulièrement au respect de ses obligations en matière de collecte et de traitement des données à caractère personnel des Utilisateurs, des Candidats et des personnels de ses Clients en conformité avec les règlementations en vigueur sur la protection des données personnelles, applicables en Europe et en France.

Les définitions utilisées ci-après sont celles de l’article 4 du règlement général sur la protection des données n°2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 (ci-après « RGPD »).

« Données à caractère personnel » désigne toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable (ci-après dénommée « Personne concernée») ; est réputée être une « personne physique identifiable » une personne physique qui peut être identifiée, directement ou indirectement, notamment par référence à un identifiant, tel qu’un nom, un numéro d’identification, des données de localisation, un identifiant en ligne, ou à un ou plusieurs éléments spécifiques propres à son identité physique, physiologique, génétique, psychique, économique, culturelle ou sociale.

« Traitement » désigne toute opération ou tout ensemble d’opérations effectuées ou non à l’aide de procédés automatisés et appliquées à des données ou des ensembles de données à caractère personnel, telles que la collecte, l’enregistrement, l’organisation, la structuration, la conservation, l’adaptation ou la modification, l’extraction, la consultation, l’utilisation, la communication par transmission, la diffusion ou toute autre forme de mise à disposition, le rapprochement ou l’interconnexion, la limitation, l’effacement ou la destruction.

« Responsable du traitement » désigne la personne physique ou morale, l’autorité publique, le service ou un autre organisme qui, seul ou conjointement avec d’autres, détermine les finalités et les moyens du traitement; lorsque les finalités et les moyens de ce traitement sont déterminés par le droit de l’Union ou le droit d’un État membre, le responsable du traitement peut être désigné ou les critères spécifiques applicables à sa désignation peuvent être prévus par le droit de l’Union ou par le droit d’un État membre.

« Destinataire » désigne la personne physique ou morale, l’autorité publique, le service ou tout autre organisme qui reçoit communication de données à caractère personnel, qu’il s’agisse ou non d’un tiers. Toutefois, les autorités publiques qui sont susceptibles de recevoir communication de données à caractère personnel dans le cadre d’une mission d’enquête particulière conformément au droit de l’Union ou au droit d’un État membre ne sont pas considérées comme des destinataires; le traitement de ces données par les autorités publiques en question est conforme aux règles applicables en matière de protection des données en fonction des finalités du traitement.

« Tiers » désigne une personne physique ou morale, une autorité publique, un service ou un organisme autre que la Personne concernée, le Responsable du traitement, le Sous-traitant et les personnes qui, placées sous l’autorité directe du responsable du traitement ou du sous-traitant, sont autorisées à traiter les données à caractère personnel.

Dans le cadre de leurs relations contractuelles, les Parties s’engagent à respecter la règlementation en vigueur applicable au Traitement de Données à caractère personnel et, en particulier le RGPD (ci-après la « Règlementation applicable »).

HELLOWORK détermine les finalités et les moyens des traitements qu’il opère et est Responsable de traitement au sens de la Règlementation applicable, au titre de la mise en relation du Candidat ou de l’Utilisateur avec le Client.

Le Délégué à la Protection des Données de HELLOWORK (DPO) est Monsieur Philippe Lesauvage. Il peut être contacté :

– par e-mail à l’adresse dpo@hellowork.com   ou

– par voie postale à l’adresse : 2 rue de la Mabilais à (35 000) Rennes.

21.1 Les données à caractère personnel du Client 

HELLOWORK collecte et traite des données à caractère personnel pour gérer sa relation avec le Client et permettre l’exécution du Contrat . HELLOWORK traite également dans son intérêt légitime des Données à caractère personnel du Client pour assurer sa prospection commerciale.

En tout état de cause, le Client accepte expressément le Traitement de ses Données à caractère personnel pour les finalités décrites ci-dessus et s’engage à informer ses personnels concernés du contenu de la présente clause.

Les Données à caractère personnel des Personnes concernées du Client sont destinées exclusivement aux services habilités de HELLOWORK et sont conservées pendant la durée de la relation contractuelle. Puis, pour une durée de trois (3) ans à compter de leur collecte ou du dernier contact émanant de la Personne concernée.

En application du RGPD, les Personnes concernées disposent d’un droit d’accès, de rectification, de suppression, d’opposition, d’un droit à la portabilité, à la limitation des traitements et d’un droit au retrait du consentement. Ces droits peuvent être exercés auprès du DPO. Elles disposent également d’un droit de définir des directives relatives au sort de ses données personnelles après leur mort.

Enfin, les Personnes concernées peuvent effectuer un recours auprès de la Commission Nationale de l’informatique et des libertés (CNIL).

21.2 Les données des Utilisateurs et Candidats de HELLOWORK 

Le Client reconnaît et accepte expressément ne pouvoir utiliser les données des Candidats, collectées directement par le Client, ou transférées par HELLOWORK au Client, en tant que destinataire des données, qu’au seul titre de la mise en relation sollicitée ou autorisée par l’Utilisateur ou le Candidat, et en tout état de cause à l’exclusion de toute prospection commerciale.

Dans le cas particulier d’une redirection vers le site du Client via le bouton « Répondre sur le site», le Client reconnaît et accepte expressément être seul responsable du traitement des données du Candidat, et du respect de ses obligations subséquentes.

En tout état de cause, le Client garantit HELLOWORK contre toute action, plainte, réclamation qui serait engagée à son encontre par tout Candidat, Utilisateur ou toute administration, au titre d’un non respect par le Client de ses obligations en matière de Traitement des Données à caractère personnel, que lesdites données aient été collectées directement par le Client ou transférées à ce dernier par HELLOWORK.

21.3 Traitement de Données à caractère personnel par HELLOWORK en tant que Sous-traitant

Les Parties sont convenues de préciser les termes et conditions de la sous-traitance de HELLOWORK à l’Annexe 1.

Article 22. Domiciliation – Loi applicable – Tribunal compétent

Pour l’exécution des Conditions Générales, les Parties font élection de domicile à leur siège social.

Toute question relative aux présentes Conditions Générales, ainsi qu’aux Commandes qu’elles régissent, sera régie par le droit français.

En cas de litige, et à défaut de règlement amiable, tout différend ayant trait aux présentes Conditions Générales, ainsi qu’aux Commandes qu’elles régissent, sera de la seule compétence du tribunal de commerce de Rennes, même en cas de référé, d’appel en garantie, de demande incidente ou de pluralité de défendeurs.

Annexe 1 – Contrat de sous-traitance

Dans le cadre de la réalisation du Reportage, HELLOWORK est également amené à traiter des Données à caractère personnel pour le compte du Client. Dans ce cas, le Client agit en tant que Responsable de traitement et HELLOWORK en tant que Sous-traitant au sens de la Règlementation applicable.

1. Description des Traitements faisant l’objet de la Sous-traitance

Le Sous-traitant est autorisé à traiter pour le compte du Responsable de traitement les Données à caractère personnel nécessaires pour fournir le service suivant : utiliser les photographies ou vidéos issues d’un Reportage pour faire la promotion de la marque employeur du Responsable de traitement.

Dans ce cadre :

• Les opérations réalisées sur les Données à caractère personnel sont la collecte et l’enregistrement des photographies ou vidéos,
• La finalité du Traitement est la promotion de la marque employeur du Responsable de traitement ainsi que l’illustration des services qu’il fournit,
• Les Personnes concernées sont les salariés du Responsable de traitement,
• Les Données à caractère personnel traitées sont l’image des Personnes concernées.

2. Obligations du Sous-traitant vis-à-vis du Responsable de traitement

Le Sous-traitant s’engage à :

• traiter les Données à caractère personnel uniquement pour la seule finalité qui fait l’objet de la sous-traitance ;
• traiter les Données à caractère personnel conformément aux instructions documentées du Responsable de traitement. Si le Sous-traitant considère qu’une instruction constitue une violation du RGPD ou de toute autre disposition du droit de l’Union ou du droit des Etats membres relative à la protection des données, il en informe immédiatement le Responsable de traitement.

En outre, si le Sous-traitant est tenu de procéder à un transfert de Données à caractère personnel vers un pays tiers ou à une organisation internationale, en vertu du droit de l’Union ou du droit de l’Etat membre auquel il est soumis, il doit informer le Responsable du traitement de cette obligation juridique avant le Traitement, sauf si le droit concerné interdit une telle information pour des motifs importants d’intérêt public ;

• garantir la confidentialité des Données à caractère personnel traitées dans le cadre du Contrat ;
• veiller à ce que les personnes autorisées à traiter les Données à caractère personnel en vertu du Contrat :
• s’engagent à respecter la confidentialité ou soient soumises à une obligation légale appropriée de confidentialité ;
• reçoivent la formation nécessaire en matière de protection des Données à caractère personnel.
• prendre en compte, s’agissant de ses outils, produits, applications ou services, les principes de protection des données dès la conception et de protection des données par défaut.

3. Sous-traitance ultérieure

Le Sous-traitant peut faire appel à un autre sous-traitant, ci-après le « Sous-traitant Ultérieur » pour mener des activités de traitement spécifiques. Dans ce cas, il informe préalablement et par écrit le Responsable de traitement de tout changement envisagé concernant l’ajout ou le remplacement d’autres Sous-traitants Ultérieur. Cette information doit indiquer clairement les activités de traitement sous-traitées, l’identité et les coordonnées du Sous-traitant Ultérieur et les dates du contrat de sous-traitance. Le Responsable de traitement dispose d’un délai minium dix (10) jours à compter de la date de réception de cette information pour présenter ses objections. Cette sous-traitance ne peut être effectuée que si le Responsable de traitement n’a pas émis d’objection pendant le délai convenu.

Le Sous-traitant Ultérieur est tenu de respecter les obligations du Contrat pour le compte et selon les instructions du Responsable de traitement. Il appartient au Sous-traitant de s’assurer que le Sous-traitant Ultérieur présente les mêmes garanties suffisantes quant à la mise en œuvre de mesures techniques et organisationnelles appropriées de manière à ce que le traitement réponde aux exigences du RGPD. Si le Sous-traitant Ultérieur ne remplit pas ses obligations en matière de protection des Données à caractère personnel, le Sous-traitant demeure pleinement responsable devant le Responsable de traitement de l’exécution par le Sous-traitant Ultérieur de ses obligations.

Le Responsable de traitement prend acte que le Sous-traitant fait appel à Next-OP et Microsoft azure en tant que Sous-traitants Ultérieurs.

4. Droit d’information des Personnes concernées

Il appartient au Responsable de traitement de fournir l’information aux Personnes concernées par les opérations de Traitement au moment de la collecte des Données à caractère personnel.

5. Exercice des droits des Personnes concernées

Dans la mesure du possible, le Sous-traitant doit aider le Responsable de traitement à s’acquitter de son obligation de donner suite aux demandes d’exercice des droits des Personnes concernées : droit d’accès, de rectification, d’effacement et d’opposition, droit à la limitation du Traitement, droit à la portabilité des données, droit de ne pas faire l’objet d’une décision individuelle automatisée (y compris le profilage).

Lorsque les Personnes concernées exercent auprès du Sous-traitant des demandes d’exercice de leurs droits, le Sous-traitant doit adresser ces demandes dans les plus brefs délais au Responsable de traitement par courrier électronique à l’adresse électronique qui lui sera communiquée.

6. Notification des Violations de Données à caractère personnel

Le Sous-traitant notifie au Responsable de traitement toute violation de Données à caractère personnel dans un délai maximum de quarante-huit (48 h) heures après en avoir pris connaissance et par email à l’adresse électronique qui lui sera communiquée. Cette notification est accompagnée de toute documentation utile afin de permettre au Responsable de traitement, si nécessaire, de notifier cette violation à l’autorité de contrôle compétente.

7. Aide du Sous-traitant dans le cadre du respect par le Responsable de traitement de ses obligations

Le Sous-traitant aide le Responsable de traitement pour la réalisation d’analyses d’impact relative à la protection des Données à caractère personnel.

Le Sous-traitant aide le Responsable de traitement pour la réalisation de la consultation préalable de l’autorité de contrôle.

8. Mesures de sécurité

Le Sous-traitant s’engage à mettre en œuvre les mesures de sécurité suivantes :

• Authentifier les utilisateurs amenés à avoir accès aux Données à caractère personnel et gérer leurs habilitations ;
• Sécuriser les postes de travail (installer un pare-feu et un antivirus, les mettre à jour régulièrement, effectuer régulièrement les mises à jour des logiciels utilisés pour traiter les Données à caractère personnel) ;
• Protéger son réseau informatique (limiter les accès internet, gérer les réseaux Wi-Fi, ) ;
• Sécuriser son serveur interne (limiter l’accès aux seules personnes autorisées, installer les mises à jour, ).

9. Sort des Données à caractère personnel

Au terme de la prestation de services relatifs au traitement de ces données, le Sous-traitant s’engage à détruire toutes les Données à caractère personnel.

10. Délégué à la protection des données

Le Sous-traitant communique au Responsable de traitement le nom et les coordonnées de son délégué à la protection des données, s’il en a désigné un conformément à l’article 37 du RGPD.

11. Registre des catégories d’activités de Traitement

Le Sous-traitant déclare tenir par écrit un registre de toutes les catégories d’activités de traitement effectuées pour le compte du Responsable de traitement comprenant :

• le nom et les coordonnées du Responsable de traitement pour le compte duquel il agit, des éventuels Sous-traitants Ultérieurs et, le cas échéant, du délégué à la protection des données;
• les catégories de Traitements effectués pour le compte du Responsable du traitement;
• le cas échéant, les transferts de Données à caractère personnel vers un pays tiers ou à une organisation internationale, y compris l’identification de ce pays tiers ou de cette organisation internationale et, dans le cas des transferts visés à l’article 49, paragraphe 1, deuxième alinéa du RGPD, les documents attestant de l’existence de garanties appropriées;
• dans la mesure du possible, une description générale des mesures de sécurité techniques et organisationnelles, y compris entre autres, selon les besoins :
  • la pseudonymisation et le chiffrement des Données à caractère personnel;
  • des moyens permettant de garantir la confidentialité, l’intégrité, la disponibilité et la résilience constantes des systèmes et des services de Traitement;
  • des moyens permettant de rétablir la disponibilité des données à caractère personnel et l’accès à celles-ci dans des délais appropriés en cas d’incident physique ou technique;
  • une procédure visant à tester, à analyser et à évaluer régulièrement l’efficacité des mesures techniques et organisationnelles pour assurer la sécurité du traitement.

12. Documentation

Le Sous-traitant met à la disposition du Responsable de traitement la documentation nécessaire pour démontrer le respect de toutes ses obligations et pour permettre la réalisation d’audits, y compris des inspections, par le Responsable du traitement ou un autre auditeur qu’il a mandaté, et contribuer à ces audits.

13. Obligations du Responsable de traitement vis-à-vis du Sous-traitant

Le Responsable de traitement s’engage à :

• fournir au Sous-traitant les Données à caractère personnel visées au point 1 de la présente annexe ;
• documenter par écrit toute instruction concernant le Traitement des données par le Sous-traitant ;
• veiller, au préalable et pendant toute la durée du Traitement, au respect des obligations prévues par le RGPD de la part du Sous-traitant ;
• superviser le Traitement, y compris réaliser les audits et les inspections auprès du Sous-traitant.

Instructions documentées